To znaczy, że złamała prawo. Zatrzymywanie lub kserowanie dokumentów z danymi osobowymi jest bowiem bezprawne. Wypuszczenie z rąk dowodu osobistego czy paszportu może przysporzyć wielu poważnych problemów.
Żeby nie było wątpliwości przedsiębiorcy prowadzący wypożyczalnie sprzętu sportowego, jak i generalnie wszyscy pozostali oraz podmioty odpowiedzialne za prowadzenie muzeów, wystaw i podobnych instytucji, nie znajdą w przepisach podstaw do zatrzymywania dowodów. Tym samym popełniają wykroczenie i narażają się na związaną z tym odpowiedzialność.
Przedsiębiorca ma oczywiście prawo pozyskać dane osobowe swojego klienta. A ich przetwarzanie będzie legalne. Stanowi o tym art. 23 ustawy, który m.in. wskazuje na to, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 3).
Jeżeli ktoś wypożycza sprzęt, to wiąże się umową z przedsiębiorcą. A ten, w celu jej realizacji, ma prawo pozyskać jej dane. Rodzi się jednak pytanie, czy w takim przypadku, jak udostępnianie sprzętu, konieczne jest posiadanie tak szerokiego zakresu informacji, jaki zawarty jest w dowodzie?
Takie postępowanie w istotny sposób narusza ustawę, bowiem pozostaje w sprzeczności z zawartymi w jej przepisach zasadami. Mowa tu przede wszystkim o wyrażonych w art. 26 ust. 1 pkt. 1-4 ustawy zasadach legalizmu, celowości, merytorycznej poprawności, adekwatności oraz ograniczenia czasowego.
Chodzi m.in. o to, że zakres pozyskiwanych danych powinien ściśle odpowiadać celowi, dla jakiego się je pozyskuje. A po co przedsiębiorcy informacja o kolorze oczu, wzroście, organie, który wydał dokument, terminie jego ważności oraz wreszcie wizerunku? Jeżeli celem pozostawienia dowodu osobistego jest zabezpieczenie się przed kradzieżą wypożyczonego sprzętu, to na potrzeby wniesienia pozwu z tytułu jego kradzieży wystarczy jedynie imię, nazwisko i adres zamieszkania wypożyczającego.
Tym samym w świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz przepisów szczególnych, tj. ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, nie powinno dochodzić do zatrzymywania dowodów osobistych oraz ich kserowania, a w konsekwencji pozyskiwania i dalszego przetwarzania danych osobowych wyszczególnionych w takim dokumencie.